Канцелярия и архив

Общие положения

1. Канцелярия Гулистанского государственного педагогического института (далее — Канцелярия) входит в организационную структуру института и подчиняется непосредственно ректору.

2. Деятельность Канцелярии направлена на обеспечение делопроизводства и исполнительской дисциплины, на организацию подготовки документов и своевременного доведения их до ответственных лиц.

3. В своей деятельности Канцелярия руководствуется Конституцией и законами Республики Узбекистан, постановлениями и иными документами Олий Мажлиса Республики Узбекистан, указами, постановлениями и распоряжениями Президента Республики Узбекистан, постановлениями и распоряжениями Кабинета Министров Республики Узбекистан, решениями коллегии, приказами и иными нормативными документами Министерства высшего образования, а также Уставом института и настоящим Положением.

4. Штатное расписание Канцелярии включает заведующего, делопроизводителей, курьера и архивариуса. Каждый сотрудник отвечает за порученный ему участок работы и действует на основании должностной инструкции.

5. Состав должностей Канцелярии определяется в пределах средств, выделенных институту, и общего фонда оплаты труда. Заведующий Канцелярией назначается на должность и освобождается от неё ректором института.

6. Канцелярия несёт материальную ответственность за печать со своим наименованием и угловой штамп института; ответственность за их хранение в металлическом сейфе возлагается на заведующего.

Задачи и функции

Основная задача Канцелярии — совершенствование системы делопроизводства и работы с документами в институте, оптимизация документооборота, организационно-методическая координация и контроль деятельности структурных подразделений по вопросам делопроизводства, работы с документами и архивного дела, подготовка и оформление документов в соответствии с действующими стандартами и правилами, внедрение новых методов делопроизводства на основе современных информационно-коммуникационных технологий.

Для выполнения возложенных задач Канцелярия осуществляет следующие функции:

• своевременное оформление входящих и исходящих документов, их первичная обработка и доведение до исполнителей по принадлежности;
• оформление сроков исполнения документов и контроль за их соблюдением;
• регистрация, хранение и доведение до подразделений приказов ректора и иных распорядительных документов;
• формирование дел, подготовка их к хранению и передача в архив;
• разработка и внедрение инструкций по делопроизводству и иных нормативных документов, методическое руководство делопроизводством в подразделениях;
• подготовка для руководства сведений об исполнении или неисполнении документов в установленные сроки;
• подготовка, выпуск, тиражирование и рассылка служебных документов;
• участие в организации совещаний, проводимых руководством, и их техническое обеспечение;
• оформление документов на служебные командировки;
• подготовка информационно-аналитических материалов по укреплению исполнительской дисциплины;
• направление ответов на запросы (в том числе электронные) о подлинности дипломов;
• выполнение иных функций в пределах своих полномочий исходя из целей и задач института.

Права

Для выполнения возложенных задач Канцелярия имеет право:

• знакомиться с поступающими в институт документами и информационными материалами, регистрировать их и принимать в работу;
• запрашивать у руководства и подразделений необходимую информацию и сведения;
• изучать состояние делопроизводства в подразделениях и координировать их деятельность в этой сфере;
• возвращать исполнителям проекты документов, подготовленные с нарушением установленного порядка, для устранения недостатков и давать по ним консультации;
• вносить руководству предложения по совершенствованию системы делопроизводства;
• вносить руководству предложения о приёме сотрудников, повышении их квалификации, поощрении и применении дисциплинарных мер;
• участвовать в совещаниях, проводимых в институте.