Devonxona va arxiv

Umumiy qoidalar

1. Guliston davlat pedagogika instituti devonxonasi (keyingi o‘rinlarda — Devonxona) institutning tashkiliy tuzilmasiga kiradi va bevosita rektorga bo‘ysunadi.

2. Devonxona faoliyati ish yuritish va ijro intizomini ta’minlashga, hujjatlarni tayyorlash va ularni o‘z vaqtida mas’ullarga yetkazishni tashkil etishga qaratilgan.

3. Devonxona o‘z faoliyatida O‘zbekiston Respublikasi Konstitutsiyasi va qonunlari, O‘zbekiston Respublikasi Oliy Majlisining qarorlari va boshqa hujjatlari, O‘zbekiston Respublikasi Prezidentining farmonlari, qarorlari va farmoyishlari, O‘zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining qarorlari va farmoyishlari, Oliy ta’lim vazirligining hay’at qarorlari, buyruqlari va boshqa me’yoriy hujjatlari, shuningdek institut Ustavi hamda mazkur Nizomga muvofiq ish olib boradi.

4. Devonxonaning shtat jadvali mudir, ish yurituvchilar, kuryer va arxivariusdan iborat. Devonxonaning har bir xodimi o‘ziga biriktirilgan vazifa uchun mas’ul va lavozim yo‘riqnomasi asosida faoliyat yuritadi.

5. Devonxona lavozimlari tarkibi institutga ajratilgan mablag‘ va ish haqi umumiy fondi doirasida belgilanadi. Devonxona mudiri institut rektori tomonidan lavozimga tayinlanadi va lavozimidan ozod etiladi.

6. Devonxona o‘z nomi ko‘rsatilgan muhr va institutning burchak shtampi uchun moddiy javobgar hisoblanadi; ularni temir seyfda saqlash mas’uliyati mudirga yuklatiladi.

Vazifa va funksiyalari

Devonxonaning asosiy vazifasi — institutda ish yuritish va hujjatlar bilan ishlash tizimini takomillashtirish, hujjat aylanishini optimallashtirish, ish yuritish, hujjatlar bilan ishlash va arxiv ishi masalalari bo‘yicha tarkibiy bo‘linmalar faoliyatini tashkiliy-uslubiy jihatdan muvofiqlashtirish va nazorat qilish, hujjatlarni amaldagi standart va qoidalarga muvofiq tayyorlash va rasmiylashtirish, zamonaviy axborot-kommunikatsiya texnologiyalari asosida ish yuritishning yangi usullarini joriy etish.

Devonxona o‘ziga yuklatilgan vazifalarni bajarish uchun quyidagi funksiyalarni amalga oshiradi:

• kiruvchi va chiquvchi hujjatlarni o‘z vaqtida rasmiylashtirish, dastlabki ishlov berish va taalluqliligi bo‘yicha ijrochilarga yetkazish;
• hujjatlarning ijro muddatlarini rasmiylashtirish va nazoratini olib borish;
• rektor buyruqlari va boshqa farmoyish hujjatlarini ro‘yxatga olish, saqlash va tegishli bo‘linmalarga yetkazish;
• hujjatlar yig‘ma jildlarini shakllantirish, ularni saqlashga tayyorlash va arxivga topshirish;
• ish yuritish bo‘yicha yo‘riqnoma va boshqa me’yoriy hujjatlarni ishlab chiqish va joriy etish, bo‘linmalarda ish yuritishga uslubiy rahbarlik qilish;
• hujjatlarning o‘z muddatida bajarilishi yoki bajarilmasligi haqida rahbariyatga ma’lumot tayyorlash;
• xizmat hujjatlarini tayyorlash, chiqarish, ko‘paytirish va tarqatish;
• rahbariyat o‘tkazadigan yig‘ilishlarni tashkil etishda ishtirok etish va ularga texnik xizmat ko‘rsatish;
• xizmat safari hujjatlarini rasmiylashtirish;
• ijro intizomini mustahkamlash bo‘yicha axborot-tahliliy ma’lumotlar tayyorlash;
• diplom haqiqiyligi to‘g‘risidagi so‘rovlarga (shu jumladan elektron so‘rovlarga) javob xati yuborish;
• o‘z vakolati doirasida institut oldiga qo‘yilgan maqsad va vazifalardan kelib chiqqan boshqa funksiyalarni bajarish.

Huquqlari

Devonxona o‘ziga yuklatilgan vazifalarni bajarish uchun quyidagi huquqlarga ega:

• institutga kelayotgan hujjat va axborot materiallari bilan tanishish, ularni ro‘yxatga olish va ishda foydalanish uchun qabul qilish;
• rahbariyat va bo‘linmalardan zarur axborot va ma’lumotlarni so‘rab olish;
• bo‘linmalarda ish yuritish holatini o‘rganish va bu borada ularning faoliyatini muvofiqlashtirish;
• belgilangan tartibda tayyorlanmagan hujjat loyihalarini kamchiliklarni bartaraf etish uchun ijrochilarga qaytarish va maslahat berish;
• ish yuritish tizimini takomillashtirish bo‘yicha rahbariyatga takliflar kiritish;
• xodimlarni ishga olish, malakasini oshirish, rag‘batlantirish va intizomiy choralar ko‘rish bo‘yicha rahbariyatga takliflar kiritish;
• institutdagi yig‘ilishlarda ishtirok etish.